Tartu, 28.11.2024. a., käskkiri nr 15
TARTU ANNELINNA GÜMNAASIUMI ANDMEKAITSETINGIMUSED
Kooli aadress: Kaunase pst 68, 50708 Tartu
E-post: kool@annelinn.edu.ee
Registrikood: 75006925
Kooli andmekaitsetingimustes selgitame, kuidas ja mis põhimõtetest lähtuvalt töötleb kool õpilaste, nende vanemate või teiste koolilt teenust saavate isikute isikuandmeid.
Isikuandmete koosseis sõltub konkreetsest teenusest, kuid arvestame alati minimaalsuse põhimõttega ehk töötleme ainult neid isikuandmeid, mis on vajalikud koolile pandud ülesannete täitmiseks ja kooli teenuste pakkumiseks.
Kooli töötajatel, sh hoolekogu liikmetel on ligipääs isikuandmetele vaid sellises mahus, mil neid seda tööks vaja läheb. Kõik kooli töötajad kohustuvad hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena, sealhulgas on keelatud nende avalikustamine, paljundamine, müümine, edastamine või muul viisil juurdepääsu võimaldamine kolmandatele isikutele nii koolis töötamise ajal kui tähtajatult pärast töösuhte lõppemist.
Kool tagab, et on välistatud kolmandate isikute juurdepääs andmetele ning andmete kaitse juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise, kaotsimineku jms eest.
Järgnevalt anname ülevaate isikuandmete töötlemise õiguslikest alustest ja meie peamistest isikuandmete töötlemise juhtudest ning isiku õigustest.
- Põhihariduse pakkumisel töötleme laste ja nende vanemate isikuandmeid avaliku teenuse pakkumiseks Eesti Vabariigi haridusseaduses, põhikooli- ja gümnaasiumiseaduses ja nende alusel antud õigusaktides lubatud ulatuses.
- Kooli õppekavaväliste teenuste pakkumisel, sh eelkooli läbiviimisel töötleme teenuse kasutaja isikuandmeid lepingu täitmiseks ja juriidiliste kohustuste täitmiseks.
- Muudel juhtudel küsime alati nõusolekut isikuandmete töötlemiseks. Küsime nõusolekut nii, et see on selgelt eristatud muudest küsimustest ja vormistatud nii, et seda saab hiljem tõendada (nt allkirjastatud avalduses, e-kirjas, SMSis). Nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta. Nõusolekut küsime eelkõige õpilase andmete (foto, koolitöö, võistlustöö tulemus jms) avaldamiseks (veebilehel või trükimeedias), õpilase osalemiseks uuringutes, õpilase kasutajakonto loomisel otseselt õppetööga mitteseotud keskkondades.
LAPSEVANEMA ANDMED
Lapsevanema kontaktandmeid vajame isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks kooli ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutame teabe ja selgituste saatmiseks õppetöö, kooli tegevuse, õpilase õiguste ja kohustuste kohta.
Lapsevanema kontaktandmeid hoiame Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemis ARNO ja e-õppe keskkonnas eKool, kuhu lapsevanemal on juurdepääs ning võimalus enda kontaktandmete sisestamiseks. Lapsevanema kontoga juurdepääs kooli infole lõpetatakse kui laps(ed) on koolist lahkunud.
Koolis on kasutusel m-klassijuhataja teenus, mis võimaldab veebipõhiste sõnumite saatmise platvormi kaudu saata lapsevanematele SMS sõnumeid. Teenusega liitumise otsustab klassijuhataja. Keskkonnas kasutame lapsevanema nime ja telefoninumbrit. Klassijuhataja kustutab andmed kui laps koolist lahkub. M-klassijuhataja teenuse andmete vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus ning volitatud töötlejana haldab platvormi Messente Communications OÜ (registrikood 12418041).
ÕPILASE ANDMED
Kooli õppima kandideerimisel töötleme õpilase ja tema vanema nime, kontaktandmeid, õpilase esitatud klassitunnistust (sh õpingute hindeid, infot käitumise, hoolsuse ja puudumiste kohta), olümpiaadide tulemusi, sisseastumisel sooritatavate testide tulemusi ning vestluste tulemusi. Kooli vastuvõtmisel andmete küsimisel ning edastamisel juhindume õpilase kooli vastuvõtmise üldistest tingimustest ja korrast ning koolist väljaarvamise korrast.
Õppetegevuses kogume õpilase andmeid ulatuses, mis on seaduses ette nähtud haridusteenuse osutamiseks ja õppetöö korraldamisega seotud ülesannete täitmiseks: õpilase nimi, isikukood või sünniaeg, sünnikoht, kontaktandmed, info eelneva õppimise kohta, õpitulemused, õppetöös osalemine, hinnang hoolsusele ja käitumisele, tunnustused. Täpne kogutavate andmete koosseis ja säilitamise tähtajad on esitatud kooli õppe- ja kasvatusalastes kohustuslikes dokumentides esitatavad andmed ning dokumentide täitmise ja pidamise korras.
ÕPILASE TUGIVAJADUSE- JA TERVISEANDMED
Õppeprotsessis toe pakkumiseks on meil kohustus pakkuda õpilase arengut, võimetekohast õppimist ja sotsiaalseid oskusi toetavaid teenuseid - logopeed, eripedagoog, koolipsühholoog või sotsiaalpedagoog. Õpilase erivajaduse väljaselgitamiseks ja õpilase vajaliku toe pakkumise võimaldamiseks kasutame õpitulemuste andmeid, vastavalt juhtumile õpiraskuse andmeid, psüühika- ja käitumishäirete andmeid, terviseandmeid, õpilase individuaalse arengu jälgimise kaardi andmeid.
Teenuste korraldamisega seotud isikutel on õigus avaldada üksteisele õpilasele abi ja teenuse korraldamiseks vajalikke isikuandmeid, kuid üksnes mahus ja ulatuses, mis on vajalik õpilasele abi ja teenuse korraldamiseks.
Kui soovime tugiteenuste pakkumisel kasutada kooliväliseid spetsialiste (kooliväline võrgustikutöö), siis selleks küsime alati vanema nõusolekut.
Koolitervishoiuteenust pakub Tartu Koolitervishoiu OÜ ning selle teenuse käigus kogutud andmeid koolile ei edastata. Kooli vastuvõtmisel küsitud tervisekaardil esitatud teave (varasemad vaktsineerimised, kroonilised haigused, pidevalt kasutatavad ravimid, aga ka ravimi- ja toiduallergiad) on vajalik lapse tervist koolis jälgides, aga ka õpikeskkonna kohandamiseks. Kooli vastuvõtmisel nõutud terviseandmed liiguvad perearstilt otse kooliõele.
ÕPPEINFOSÜSTEEM JA E-ÕPPE KESKKONNAD
Koolis on kasutusel elektrooniline õppeinfosüsteem eKool (volitatud töötleja eKool OÜ, reg. kood 11160451). Õpikeskkonnale juurdepääsuks loob nii endale kui ka lapsele konto õpilase lapsevanem või eestkostja, ligipääsutaotlusi kontrollib ja kinnitab kooli infojuht. Õpilase koolist lahkumisel juurdepääs meie eKooli infole suletakse. eKooliga seotud isikuandmete töötlemise põhimõtted ja volitatud töötleja kontaktid on antud enne sisselogimist vastaval veebilehel, samuti võivad need olla kajastatud konkreetse infosüsteemi kasutustingimustes ning infosüsteemi põhimääruses.
MUUD KOOLIS KASUTATAVAD INFOSÜSTEEMID
- Õpilaste arvestust peetakse Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemis ARNO (vastutav töötleja Tartu Linnavalitsus). ARNOsse kantakse õpilaste andmed haridusteenuse pakkumiseks nõutavas mahus ning koolitoitlustuse pakkumiseks vajalik teave. Registrile on lapsevanematel juurdepääs enda ja oma lapse andmetele aadressil https://arno.tartu.ee/ . Registris on võimalik tutvuda enda ja oma lapse kohta kogutud isikuandmetega ning parandada vajadusel teatud enda kohta käivaid andmeid.
- ARNO edastab õpilaste andmed Eesti Hariduse Infosüsteemi (vastutav töötleja Haridus- ja Teadusministeerium).
- Eksamite ja testide tegemiseks vajalikud andmed ja tulemused kantakse testide andmekogusse selle põhimääruses sätestatud korras.
- Kooliraamatukogu lugejateeninduse pakkumisel kasutame Tartu koolide ühist raamatukogude Info- ja Kataloogisüsteemi RIKS ja selle veebilahendust RIKSWEB, mille volitatud töötleja on Deltmar OÜ (10238576). Teenus on majutatud Tartu Linnavalitsuse serveris.
- Kasutame Tartu Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühist dokumendihaldussüsteemi GoPro ja Casera (vastutav töötleja Tartu Linnavalitsus).
VIDEOVALVE KOOLIS
Kooli territooriumil kasutatakse õpilaste ja koolitöötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks jälgimisseadmestikku. Jälgimisseadmestiku kasutamise kord on sätestatud kooli kodukorras.
KOOLI VEEBILEHT
Avalikustame enda veebilehel avalikus kohas tehtud pilte/videomaterjali (näiteks lõpuaktused, spordivõistlused, olümpiaadid). Seda vaid juhtudel, kui me oleme teavitanud eelnevalt pildistamisest või filmimisest ning kõikidel on võimalik enda jäädvustamist vältida. Kui tegemist ei ole avaliku kohaga, küsime õpilase seaduslikult esindajalt piltide/videomaterjali avalikustamiseks nõusolekut. Samasid põhimõtteid on kooli töötajad ja õpilased kohustatud järgima piltide ja videomaterjali avalikustamisel ka enda isiklikel kontodel.
Kooli veebilehe külastamisel kogume ja säilitame kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressi (IP-aadress), arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi, külastamise aega (kellaaeg, kuupäev, aasta) ja külastatud lehti. Meie veebileht kasutab küpsiseid. Info küpsiste kohta on kättesaadav https://tag.ee/et/GDPR. Me ei seo kogutud IP–aadresse ühegi konkreetse külastajaga. Võime koostada statistikat selle kohta, millist veebilehe osa külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame veebilehe arendamiseks ja külastajasõbralikumaks muutmiseks.
KOOLI DOKUMENDIREGISTER
Seaduse kohaselt peame kõik koolis koostatud ja koolile saadetud dokumendid registreerima dokumendiregistris.
Dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid, tähistame märkega “asutusesiseseks kasutamiseks” ja neid me dokumendiregistri avalikus vaates ei näita. Ka eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Pöördumises esitatud andmeid kasutame vaid teile vastamise eesmärgil. Kui peame vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik. Kui meile saadetud pöördumisele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame teid vastavast edastamisest.
Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele on ligipääs vaid neil, kes vajavad seda tööülesannete täitmiseks.
VABADE AMETIKOHTADE TÄITMINE
Tööle kandideerimisel töötleme kandidaadi avaldatud isikuandmeid, et hinnata sobivust vastavale töökohale. Sobivuse hindamiseks kogume kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
Värbamisprotsessi raames säilitame saadud dokumente üks aasta värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks, samuti paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks või kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
Enne töölepingu sõlmimist kontrollime karistusregistrist, ega ei esine asjaolusid, mis välistaks töötaja töölevõtmist lastega töötava isikuna. Sellise kohustuse paneb meile lastekaitseseaduse § 20. Sama päringu teeme kõikide lastega töötavate isikute kohta vähemalt kord aastas. Eesti Hariduse Infosüsteemi kantud koolitöötajate karistatust kontrollib perioodiliselt nimetatud infosüsteem automaatselt.
Vabade ametikohtade täitmise korda on kirjeldatud kooli kodulehel https://www.tag.ee/et/vabade-ametikohtade-taitmise-kord .
KOOLI LEPINGUPARTNERITE ISIKUANDMED
Lepingu sõlmimise eelduseks on poolte vahel kontaktandmete vahetamine, mistõttu lepingu sõlmimisel või lepingueelsete läbirääkimiste käigus küsime lepingupartneri või tema esindaja (juriidilise isiku puhul) nime ja kontaktandmeid. Lepinguid säilitame 10 aastat. Eelkooli õpilaste andmeid eelkoolis osalemise kohta säilitame kuni õppeaasta lõpuni.
Kui lepingupartneri töötajad puutuvad meiega sõlmitud lepingu täitmisel vahetult kokku meie õpilastega, küsime selliste töötajate (kokad, huviringide juhendajad) nime ja isikukoodi ning kontrollime karistusregistrist nende tausta.
Ruumide üürile andmisel kasutame Tartu Linnavalitsuse ruumide portaali, mille andmekaitsetingimustega saab tutvuda siit .
ISIKUANDMETE EDASTAMINE KOLMANDATELE ISIKUTELE
Me ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui:
- seda nõuavad õigusaktid – õpilaste ja õpetajate andmete kandmine Eesti Hariduse Infosüsteemi, töösuhetes andmete esitamine Maksu- ja Tolliametile, Haigekassale, Sotsiaalkindlustusametile;
- isikul või asutusel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida -
nt lastekaitsetöötaja, uurimisasutus, kohtuväline menetleja, kohus, riikliku järelevalve menetluses järelevalveasutus, teenistusliku järelevalve käigus linnavalitsus;
- see on vajalik õpilase eluliste huvide kaitseks;
- oleme selleks saanud teilt loa.
Avaldamiseks ei loeta isikuandmete edastamist volitatud töötlejatele, keda me kontrollime andmete töötlemise lepingutega. Volitatud töötlejateks on eelkõige erinevate infosüsteemide omanikud/haldajad/majutajad, kellele on ligipääs isikuandmetele vaid infosüsteemi toimimiseks vajalikus mahus ning juhindudes meie isikuandmete töötlemise tingimustest.
ANDMETE SÄILITAMINE
Kool ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
Kooli dokumentide säilitustähtajad on määratud ka seadustes, nende alusel vastu võetud õigusaktides või Tartu Linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelus . Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldiseid säilitustähtaegu:
- õpilasraamatuid säilitatakse alaliselt;
- käskkirju laste ja õpilaste kohta säilitatakse 7 aastat;
- päevikuid säilitatakse 5 aastat;
- kirjavahetust laste ja õpilaste liikumise ning koolikohustuse täitmise küsimustes säilitatakse 5 aastat.
OMA ANDMETEGA TUTVUMINE
Teil on õigus tutvuda kõikide andmetega, mida oleme teie kohta kogunud. Selleks pöörduge isiklikult kooli kantseleisse, Kaunase pst 68, Tartu või saatke digiallkirjastatud taotlus aadressil kool@annelinn.edu.ee.
Isikuandmetega tutvumiseks peame olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu võime paluda isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist. Sellistele pöördumistele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul.
Me keeldume enda isikuandmetega tutvumise soovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
- kahjustada riiklikku julgeolekut;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
NÕUDED JA KAEBUSED
Kui isikuandmete töötlemise aluseks on eelnevalt antud nõusolek, on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
Teil on õigus nõuda isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist. Eelkõige juhul, kui meil ei ole teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.
Teil ei ole õigust nõuda isikuandmete kustutamist selliste andmete puhul, mida töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise lõpptähtaeg.
Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti poole aadressil andmekaitse@tartu.ee.
